IT-Projekt Performance Management

Wie Sie durch Transparenz Ihre IT-Projekte vor dem Scheitern bewahren.

 

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Warum Transparenz in IT-Projekten wichtig ist

Die Projektlandschaft vieler Unternehmen wird zunehmend unübersichtlich. Wichtige Ressourcen sind immer wieder doppelt verplant und trotz hohem Arbeitspensum können Deadlines und andere Versprechen gegenüber dem Kunden oftmals nicht eingehalten werden. 

Die Gründe sind vielschichtig. Häufig liegt es am unzureichend definierten Projekt Scope, fehlender Kommunikation zwischen den Fachabteilungen und der Geschäftsführung, fehlender Risiko-Identifizierung, unrealistischen Zeitplänen und Budgets, fehlenden Änderungs-/Kontrollprozessen, unzulänglicher Qualitätssicherung sowie fehlenden Ressourcen.

Entscheidungen müssen oft auf einem sehr geringen Informationsstand getroffen werden. Es fehlt eine zentrale Datenverfügbarkeit, relevante Informationen liegen nicht allen Pojektbeteiligten vor und der Prozess ist unzulänglich definiert. Viele Unternehmen haben weder Mechanismen noch Lösungen etabliert, um die nötige Transparenz zu schaffen. Außerdem zwingen die aktuellen wirtschaftlichen Rahmenparameter Unternehmen in Veränderungsinitiativen zu investieren und ein hartes Kostenmanagement zu realisieren.

Serviceware sorgt für Transparenz vom Projekt bis zum Portfolio. Es geht nicht darum noch tiefer in einzelne Projekte „hineinzusehen“, es geht darum die gesamte Projektlandschaft in den Fokus zu stellen und diese erfolgreich zu steuern. 

 

Mit Serviceware Performance Ihre IT-Projekte erfolgreich steuern

Unternehmen müssen bei der Steuerung ihrer IT-Projekte sowohl die Effektivität als auch die Effizienz stets im Blick behalten. Die beiden Schlüsselfragen lauten daher:

Machen wir die richtigen Projekte?
Machen wir die Projekte richtig?

Die bereits laufenden Projekte und die zur Entscheidung anstehenden Projekte bilden das Projektportfolio und damit die Schnittstelle zwischen den beiden Kernfragen.

Mit Serviceware Performance sorgen Sie für Transparenz in Ihrem Unternehmen. Ihre IT-Abteilung hat alle Planungs- und Berichtsprozesse für die IT-Projekte stets unter Kontrolle. Alle Fakten stehen zur Verfügung, um bessere strategische Entscheidungen zu treffen, die Fachabteilungen optimal zu unterstützen und nachhaltig die IT-Kosten optimieren zu können. 

In Serviceware Performance lässt sich die Umsetzung Ihrer IT-Strategie steuern. Damit gelingt eine enge Verzahnung zur Geschäftsstrategie und der operativen Planung und Budgetierung. Durch ein einheitliches und bereichsübergreifendes Reporting verbessern Sie die Transparenz in Ihren IT-Projekten, um rechtzeitig auf sich rasch ändernde Umfeldbedingungen zu reagieren. Steuerungsrelevante IT-Kennzahlen ermöglichen die enge Verknüpfung zwischen Steuerungs- und Berichtsgrößen.

 
Folgende Module stehen Ihnen in Serviceware Performance zur Verfügung:


Projekt-Portfolio-Management.Projekt Portfolio Management

Das Projektportfolio ist die Gesamtmenge aller laufenden Projekte eines Unternehmens. Das Portfolio Management ist die aktive Gestaltung des Portfolios durch Hinzunahme und Eliminierung von Projekten. Die Portfolioanalyse unterstützt das Portfolio Management, indem es alle relevanten Fakten als Entscheidungsgrundlage bereitstellt. Potentielle zukünftige Portfolios können simuliert und ihre Auswirkung auf die zukünftige Ertragslage und die Auslastung der Ressourcen analysiert werden. Das Portfolio Management ist damit ein wichtiges Bindeglied zu den in den weiteren Ausführungen beschriebenen Modulen.

 

 

 

Projekt-Scoring.Projekt Scoring

Projekt Scoring ist ein Teilgebiet des Projekt Portfolio Managements. Mit der Projekt Scoring Methode wird mithilfe definierter Kriterien ein möglichst objektiver Vergleich verschiedener Projektalternativen angestrebt.  Es gilt ein ausgewogenes Projekt- oder Produktportfolio hinsichtlich von Chancen und Risiken zu finden, welches den bestmöglichen Erfolg für das Unternehmen verspricht. Neben den laufenden Projekten können auch Projekte, die zur Entscheidung anstehen, in das Portfolio aufgenommen werden. Damit lässt sich analysieren, welchen Einfluss Projektentscheidungen für das künftige Portfolio haben.

 
 

 

Projektkostenplanung und Rreporting.Projektkostenplanung - und reporting

Projektkostenmanagement wird meistens ähnlich organisiert wie eine klassische Kostenstellenrechnung. Auf der einen Seite gibt es Kostenarten (z.B. Personalkosten, Reisekosten, Materialkosten etc.), auf der anderen Seite das Projekt und in manchen Fällen zusätzlich die Kostenstelle. Das Projektkostenmanagement umfasst sowohl die Planung als auch den Ist-Plan-Vergleich. Neben der initialen Planung wird auch bei den Kosten eine regelmäßige Überarbeitung nötig sein. 

 

 

 

Projektstatus- und Terminreporting.Projektstatus- und Terminreporting

Um die Projekte über deren Laufzeit hinweg effizient zu steuern und dabei stets den Überblick über alle Projekte zu haben, ist ein durchgängiges und lückenloses Projektreporting hilfreich. Durch Soll-Ist-Vergleiche, Bewerten der Konsequenzen, Maßnahmenplanung und regelmäßige Kontrolle der Durchführung soll die Erreichung der Projektziele gesichert werden. Der Fokus liegt auf die Einhaltung der Projektziele, der geplanten Fertigstellungstermine und den Projektkosten.

 

 
 
Ressourcen und Kapazitätsmanagement.Ressourcen- und Kapazitätsmanagement

Beim Ressourcenmanagement geht es darum, die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal auf die Projekte zu allokieren und damit die vorhandenen Mitarbeiter optimal einzusetzen. Der Fokus liegt daher darauf, zu entscheiden, welche Projekte mit den bestehenden Ressourcen in der geplanten Zeit abgearbeitet werden können. Entscheidender Faktor bei der Konzeption einer Ressourcenplanung ist der Detailgrad in diesen Dimensionen. Zu wenig Details führen zu einer ungenauen Planung, zu viele Details führen zu einer Verringerung der Planungsqualität. Wohingegen es beim Kapazitätsmanagement darum geht, langfristig die erforderlichen Kapazitäten aufzubauen, um die strategischen Innovationsziele zu erreichen und den Veränderungen im Innovationsprozess mit ausreichendem Vorlauf Rechnung zu tragen.

 

 

Business-Case-Management.Business-Case-Management und IT-Projekte

Mit dem Business Case erfolgt eine wirtschaftliche Bewertung der geplanten IT-Lösung hinsichtlich Kosten, Nutzen und Risiken. Der Business Case umfasst die nötigen Investitionen und Ausgaben. Durch die Historisierung in einer zentralen Datenbank lassen sich die Annahmen im Business Case über die Zeit fortlaufend präzisieren oder durch Fakten ersetzen. Gleichzeitig ermöglicht es den Vergleich zu früheren Versionen, insbesondere der Version zum Zeitpunkt des Projektstarts. 

 

 

 

 

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Sie verbinden die Projekt-, Finanz- und Strategiewelt und machen durch Kennzahlen den Erfolg Ihrer Projektleistung messbar.
  • Sie sorgen für vergleich- und nachvollziehbare IT-Projekte.
  • Ob Controller, Führungskraft oder IT Sie sind jederzeit über den Status des gesamten IT-Projektportfolios im Bilde.
  • Sie bündeln alle Informationen in einem System und schaffen eine transparente, zuverlässige Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen.
  • Sie können IT-Projekte nach von Ihnen definierten Kriterien klassifizieren  und beispielsweise zwischen Muss- und Kann-Projekten unterscheiden.
  • Sie dokumentieren Erfahrungen und nutzen dieses Wissen, um IT-Projekte noch professioneller und erfolgversprechender durchzuführen.

 

 

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Sie verbinden die Projekt-, Finanz- und Strategiewelt und machen durch Kennzahlen den Erfolg Ihrer Projektleistung messbar.
  • Sie sorgen für vergleich- und nachvollziehbare IT-Projekte.
  • Ob Controller, Führungskraft oder IT Sie sind jederzeit über den Status des gesamten IT-Projektportfolios im Bilde.
  • Sie bündeln alle Informationen in einem System und schaffen eine transparente, zuverlässige Grundlage für faktenbasierte Entscheidungen.
  • Sie können IT-Projekte nach von Ihnen definierten Kriterien klassifizieren  und beispielsweise zwischen Muss- und Kann-Projekten unterscheiden.
  • Sie dokumentieren Erfahrungen und nutzen dieses Wissen, um IT-Projekte noch professioneller und erfolgversprechender durchzuführen.

 

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Harald Matzke

Harald Matzke

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